¿Cómo lograr la efectividad y productividad de un equipo si se encuentran en ciudades distintas o teletrabajando?
Si bien la pandemia y el avance tecnológico, pueden haber causado el aumento repentino de empleados trabajando remotamente en 2020, el trabajo desde casa ya venía en ascenso. Entre 2015 y 2020, el trabajo remonto aumentó en un 44 %, lo cual deja en evidencia que las formas de trabajo se están renovando considerablemente.
De allí que haya nacido el término “nómada digital” o “trabajador remoto”, y que haya intensificado el número de empresas apostando a trabajar con un gran equipo sin importar el país de origen.
Pero, ¿Cómo lograr la efectividad y productividad de un equipo si se encuentran en ciudades distintas o teletrabajando?
Desde la comunicación hasta la gestión de proyectos, la tecnología ofrece una gran cantidad de opciones, por tanto, existen innumerables herramientas de colaboración en línea diseñadas para replicar y mejorar la experiencia de oficina desde cualquier lugar del mundo.
A continuación, las principales plataformas gratuitas de colaboración y comunicación en equipo para empresas y emprendedores:
Empecemos por las herramientas más populares para la gestión de proyectos y comunicación en equipo: las de Google. Estas se han vuelto indispensables para la administración de negocios, ya que permiten agilizar procesos operativos y aumentar la productividad de los equipos.
Entre las herramientas de Google más usadas a nivel laboral, encontramos: Google Drive, Google Docs, Google Slides, Google Sheets, Google Meet, Gmail y Google Calendar.
Por ejemplo, mencionemos la utilidad de Google Drive: esta herramienta permite la edición colaborativa de archivos en tiempo real con sincronización automática y control de versiones.
Los miembros del equipo pueden ver, editar, comentar, etiquetar a otros usuarios y resaltar texto sin preocuparse de si están trabajando o no en la versión más reciente del documento.
El trabajo en equipo también se puede complementar perfectamente con Google Meet y Google Calendar, para agendar y llevar a cabo las reuniones en equipo, bien sea a diario o semanal.
Esta es una herramienta que usan actualmente también las empresas que se apoyan en el nuevo formato de oficinas virtuales o coworking en México, ya que facilita que algunos trabajadores se trasladen a la sala de juntas de los espacios corporativos, para conectarse en línea con el resto del equipo que esté en otras partes del mundo, y así llevar a cabo reuniones importantes.
2. Slack
Slack es una de las principales aplicaciones de comunicación profesional en equipo, reemplaza muchas veces la comunicación vía WhatsApp o email.
Esta App tiene sus propias funciones integradas de llamadas de audio/video 1:1 y mensajería de chat, lo que la convierte en una de las herramientas de trabajo en equipo favoritas.
Los usuarios pueden crear grupos públicos y privados, así como canales de mensajería de chat directo según el tema, departamento, proyecto y más. Dentro de esas conversaciones, los usuarios pueden etiquetarse entre sí, cargar archivos en múltiples formatos, reaccionar con emojis y responder mensajes directamente en un hilo.
El plan gratuito de Slack permite a los usuarios:
En definitiva, esta es una herramienta ideal para equipos remotos o internos que se comunican principalmente a través de mensajes de chat.
3. Trello
Esta es una herramienta de organización y seguimiento de trabajo en equipo, que actualmente las agencias digitales y empresas centradas en lo visual. También es una herramienta online útil para trabajar desde casa y mantener la organización laboral.
Trello ofrece algunas características únicas, incluidas sus "tarjetas de Trello", donde los usuarios pueden adjuntar archivos, escribir listas de tareas pendientes, asignar tareas/subtareas, actualizar el progreso de las tareas, agradar fechas de vencimiento o entregas y agregar comentarios. Tanto las tarjetas como los tableros de equipo se pueden ver, editar, actualizar y compartir.
Aunque Trello no tiene herramientas nativas de videoconferencia o uso compartido de pantalla, se integra con Google Hangouts, Zoom, Slack, Asana y otras herramientas de comunicación.
4. Asana
Asana es una de las herramientas de comunicación en equipo más conocidas, sobre todo porque fue creada por uno de los fundadores de Facebook. Su interfaz intuitiva proporciona una vista panorámica de las próximas tareas y proyectos, progreso en tiempo real y actualizaciones de estado, archivos importantes y equipos específicos. Puede resultar bastante familiar a la de Trello, pero con funciones más avanzadas.
Los usuarios pueden ordenar las tareas según su prioridad, fecha asignada, fecha de vencimiento y más. Asana también permite a los usuarios actualizar las descripciones de las tareas, crear subtareas, establecer dependencias de tareas, asignar verticales de tareas y actualizar el progreso de las tareas.
4. Evernote
Evernote puede tomarse como una agenda digital personal, su objetivo principal es precisamente la organización personal mediante el archivo de notas y digitalizar los documentos más importantes de forma rápida y sencilla.
Evernote permite guardar todo tipo de archivos: documentos, infografías, videos, fotografías, tickets, notas de voz, etc., por lo que es posible acceder a toda esa información de una forma más fácil.
En conclusión…
Sin importar si tu equipo de trabajo es grande o pequeño, estas herramientas de trabajo tienen un buen porcentaje de efectividad en la organización y productividad. Solo es cuestión de escoger el que más se adapte a tu empresa y sus necesidades.
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